Ein neues Ablagesystem
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Der Hauptgrund für Unordnung ist nicht die Unordentlichkeit der Menschen, sondern der große Aufwand mit alten Ordnungsmitteln wie Hebelordner, Schnellhefter, Briefablageschalen, Stehsammlern und waagrechten Papierstapeln, die sich an jeder freien Stelle wie von selbst bilden.
Unter Aufräumspezialisten hat sich herumgesprochen, dass Stehsammler mit einer niedrigen Rückwand wegen der guten Sichtbarkeit und leichten Entnahme der Dokumente die beste Ordnung bei 100 bis mehreren Tausend Dokumenten bieten:
Alle folgenden Objekte sind als Gebrauchsmuster oder als Design angemeldet und geschützt, soweit es sich um Änderungen von bekannten Objekten oder um neue Objekte handelt.
Das millionenfache Ordnungsproblem lässt sich leicht lösen mit "Stehsammlern", die auf einer Seite überhaupt keine Kante haben. Ich nenne sie nicht mehr Stehsammler, sondern Grundelemente des Ablagesystems, weil sie keine alleinstehenden Stehsammler mehr sind, sondern immer in Kombination von zwei oder vielen Grundelementen vorkommen und meistens ortsfest sind, als Einzelne gar nicht bewegt werden können.
Diese Viererkombination mit gleich langen und transparenten Klemmschienen auf den Schreibtisch gestellt, ist eine wesentlich praktischere Handablage als die bekannten horizontalen Briefablageschalen, die einen großen unordentlichen Stapel nur in kleinere unordentliche Stapel unterteilen und in den unteren Etagen schwer zugänglich sind.
Wie diese Kombination gefüllt als Handablage mit Alphabet aussieht, kann man hier anschauen.
Im neuen Ablagesystem werden über handelsübliche Klemmschienen Grundelemente miteinander verbunden. Ein Mini-Ablagesystem kann aus zwei Grundelementen bestehen und einer Klemmschiene. Diese Kombination ist schon doppelt so standfest wie ein Stehsammler alleine.
Ein umkippender Stehsammler auf dem Schreibtisch wirft Ihre Kaffeetasse um mit unabsehbarem Schaden an Dokumenten, die eventuell gar nicht Ihnen gehören. Ein Grundelement in einer Kombination fällt nicht um und die ganze Kombination umso weniger, je mehr Grundelemente sie verbindet.
Ist die Kombination mit Schriftstücken gefüllt, bewirkt die Kombination, dass das waagrechte Herausziehen eines Dokumentes möglich ist, ohne das Grundelement zu berühren. Auch wird die Mini-Ablage durch das Herausziehen eines Dokumentes nicht bewegt, weil das Gewicht aller Schriftstücke und die Verbindung durch die Klemmschiene das verhindert.
Bei einem herkömmlichen Stehsammler, der in einem Regal steht und über sich ein weiteres Regalbrett hat, kann ein Dokument nur entnommen werden, indem der Stehsammler mit der einen Hand teilweise oder ganz aus dem Regal gezogen wird und mit der anderen Hand das Dokument nach oben über den zu hohen kleineren Rand entnommen wird, wenn man es denn findet, ohne den Stehsammler ganz aus dem Regal zu nehmen.
Das ist zeitaufwändig und lästig, verglichen mit dem waagrechten Herausziehen eines Dokumentes mit einer Hand.
Ein Grundelemente-Paar und Klemmschienen sind preisgünstig herzustellen und zu verkaufen, denn man kann oben Material sparen, indem man das Grundelement niedriger macht als die hier gezeigten Prototypen und indem man die Wände an geeigneten Flächen außen dünner macht. Durch die Kombinierung mit Klemmschiene liegen außen immer zwei Wände zusammen; man hat also hier doppelte Wandstärke. Es ist nicht daran gedacht, ein einzelnes Grundelementzum Kauf anzubieten; ein Ablagesystem besteht aus zwei oder mehr koppelbaren Grundelementen.
Die nächste Stufe der Verbilligung der Ablage bringen die rechteckigen Öffnungen in der hinteren unteren Ecke. Durch sie kann eine Holzleiste, Kunststoffleiste oder Aluminiumleiste durchgeschoben werden, wodurch sich weitere "Stehsammler" beliebiger Breite ergeben.
Mit einfachen Krokodilklemmen aus der Elektrotechnik, eventuell griffmäßig verbessert durch einen Schaschlikstab, können die Grundelemente auf der Schiene an jeder Stelle fixiert (und leicht wieder gelöst) werden. Passendere Klemmen herzustellen, die besser zu greifen sind als Krokodilklemmen, aber die gleiche Bissigkeit haben, kann nicht schwer sein.
Ein herkömmlicher Stehsammler (hier: blau) hat weder ein offenes Tor (hier: links) zum Einstellen/Entnehmen von Dokumenten, noch hat er die rechteckige Schienenführung (transsparentes Grundelement des Ablagesystems):
Herkömmliche Stehsammler (hier: blau) können nicht mit einer Schiene verbunden werden:
Die Krokodilklemmen beißen sich so in das 4 mm dicke Fichtenholz, dass die transparenten Grundelemente sich nicht ungewollt entlang der Schiene bewegen können.
Die Holzschiene kann beliebig lang sein. Es können beliebig viele transparente Grundelemente an der Schiene mit Krokodilklemmen befestigt werden. Weder die Holzschiene noch die Krokodilklemmen sind nach dem Befüllen der Ablage sichtbar.
Die weißen Bretter stellen einen Ausschnitt aus einem beliebig großen Regal dar. Alles Weiße gehört nicht zum Ablagesystem. Der Griff ist angebracht, um das Testregal potentiellen Herstellerfirmen zeigen zu können. Der Griff gehört auch nicht zum Ablagesystem.
In dieses Testregal wurden drei durch Holzschiene kombinierte transparente Grundelemente gestellt.
Obwohl nur 3 Grundelemente bezahlt wurden, enthält das Testregal 7 (in Worten: sieben) fixierte Stehsammler herkömmlicher Art, von denen 4 eine variable Breite haben. Welche andere Erfindung liefert kostenlos - da unbezahlter Zwischenraum - "Stehsammler" variabler Breite?
Können Sie die Dokumente, die gelocht im Hebelordner sind, auch zwischen die Hebelordner stellen, ohne dass sie umfallen? Mit dem neuen Ablagesystem ist das möglich und sinnvoll, weil jedes Grundelement seinen Platz behält und nach dem Kombinieren mit anderen nicht mehr bewegt wird.
Mit der preisgünstigen Schiene und ein paar billigen Krokodilklemmen wurde erfindungsgemäß die Anzahl der Grundelemente (mehr als) verdoppelt.
Dabei muss ein Grundelement des Ablagesystems nur wenige Bedingungen erfüllen:
• Zwei längere, gerade, schräge, symmetrische Kanten, damit die gerade Klemmschiene zwei Grundelemente verbinden kann und schräg, damit beim Greifen eines Dokumentes im Grundelement das Grundelement nicht berührt werden muss.
• Glatte Innenwände und Innenboden, damit Dokumente beim Einschieben sich nicht mit den Grundelementen verhaken und nicht verletzt werden können. Die Rückwand kann materialsparende Aussparungen aufweisen.
• Eine fehlende Vorderwand (die bei herkömmlichen Stehsammlern Hinterwand wäre), um Vornentnahme und damit vielfache Ablage in Regalfächern übereinander zu ermöglichen.
• Zwei rechteckige Aussparungen in den hinteren unteren Ecken des Grundelements, die eine 4 mm dicke Schiene aufnehmen können (aber bei Kombinierung mit Klemmschienen nicht müssen).
• Abgerundete Ecken und Kanten, um Verhakungen mit Papier zu verhindern, und um ein wenig schöner auszusehen.
Warum transparent? Das Ablagesystem soll unsichtbar sein, die Dokumente verschiedenster Art sollen zum schnellen Finden sichtbar sein. Natürlich können die Grundelemente auch farbig sein. Aber das ist ziemlich nutzlos, weil man fast nichts von den Grundelementen in der fertigen Ablage sieht.
Mit diesen gekauften drei preisgünstigen Grundelementen kann das weiße Regalbrett von 60 cm Länge mit einer großen Menge stehender Akten/Dokumente/Ringbücher/Schulheften/Broschüren/Schnellhefter/Mappen/Kataloge usw. gefüllt werden. Befüllt man einen Hebelordner mit 8 cm Rückenbreite zu mehr als 6 cm mit Material, ist der Hebelordner nicht mehr gut handhabbar. Meine Mischablage hat keine 20 bis 50 Prozent Stauraumverlust, der bei jedem Ordnerregal auftritt, denn im Durchschnitt ist in einem dynamischen Büro mit Ein- und Ausgängen ja jeder Ordner halbleer.
Die zugehörige Gebrauchsmusteranmeldung zeigt (weiter unten) in Fig. 1 Grundelemente mit niedrigster Vorderwand v, weil Hersteller von Stehsammlern Angst haben, es könnte etwas herausfallen. Da die Grundelemente aber im Vergleich zu den Stehsammlern kombiniert werden, haben die Grundelemente eher die Funktion eines Regalbrettes als eines Stehsammlers. So wenig Bücher im Bücherregal eine Reling brauchen (gibt's tatsächlich auf Kreuzfahrtschiffen für Bücher), so wenig brauchen Grundelemente eine Vorderwand v (Fig. 2b im Vergleich zu Fig. 1a). Bei Langzeitversuchen mit niedriger Vorderwand störte die Vorderwand immer beim Entnehmen/Einfügen von Dokumenten und brachte keinen einzigen Vorteil, weil die Ablage 9 Jahre lang auf dem Arbeitsplatz stand und nicht bewegt wurde, sondern immer nur vergrößert wurde.
Fig. 2b zeigt die alltägliche Nutzung einer alphabetisch geordneten Dokumentensammlung. Zwei (oder mehr) Dokumente werden etwas herausgezogen, das erste (= das gesuchte) Dokument wird ganz herausgezogen, bearbeitet und wieder an den Platz gestellt, der durch das zweite, nur etwas herausgezogene Dokument markiert ist.
Diesen alltäglichen, häufigen Ablage-Vorgang mit Hebelordnern darzustellen, kostet viele Zeilen. Hier nur die Kurzform:
Überlegen, in welchem der 15 Hebelordner das gesuchte Dokument sein könnte - Hebelordner aus Regal entnehmen - freien Platz für Hebelordner suchen - Hebelordner öffnen (braucht 64 cm × 32 cm Platz) - Im Register nach Dokument suchen - Niederhalter lösen - kilogrammweise Papier über die Metallbügel nach links transportieren - Metallbügel öffnen - Dokument entnehmen - geöffneten Hebelordner irgendwo ablegen - Dokument bearbeiten - Dokument in Metallbügel einlegen, Metallbügel schließen, kilogrammweise Papier zurückschichten, dabei nicht verkanten - Niederhalter über Bügel schieben - Niederhalter festklemmen - Hebelordner schließen - durch die vorherige Entnahme des Ordners umgefallene, nebenstehende, volle Hebelordner mit viel Kraftaufwand senkrecht stellen - Hebelordner an Platz im Regal zurückstellen, usw., usw.
Es macht einfach keinen Spaß, mit Hebelordnern Ordnung zu schaffen, schon gar nicht, wenn das Register dauernd geändert/erweitert werden muss. Mein Ablagesystem braucht kein Register, weil das Alphabet und das Auge genügen. Viele Dokumente erkennt man schon an Form und Farbe der Hülle. In einem Hebelordner erkennt man kein Dokument an Form und Farbe.
Was die meisten Menschen hindert, Material in Ordnern unterzubringen, ist nicht Bequemlichkeit, sondern das Entscheidungsproblem: Unter welcher Kategorie in welchem Ordner lege ich das Dokument ab? Soll ich die Rechnung über Kfz-Haftpflicht bei "Auto" oder bei "Versicherungen" ablegen? Oder kann ich sie vielleicht bei der Steuer als Sonderabgaben absetzen, und sie muss deshalb in den Steuerordner? Lohnt es sich überhaupt, einen Ordner für "Auto" anzulegen? Meist wird der Ordner "Sonstiges" extrem voll und bleibt ohne jede Systematik, weil man nicht vorher weiß, was alles noch kommt. Darin zu suchen ist echt von Übel.
Bei alphabetischer Ablage in kombinierten Grundelementen ist es gleichgültig, ob ich sie unter "Versicherung Kfz-Haftpflicht" oder "Auto Haftpflicht" oder unter "Steuer 2018 Kfz-Haftpflicht" ablege. Es müssen beim Suchen nicht schwere Ordner gewälzt werden, sondern nur dünne Ablage-Umschläge nur zehn Zentimeter (Fig. 2b und weiter unten Fig. 4) aus dem Alphabet gezogen werden.
Fig. 3 zeigt, wie man mit Kombinationen aus Grundelementen die Ablage auf einem Sideboard so stabiliseren kann, dass selbst volle Hebelordner zwischen den Kombinationen nicht umfallen. Zieht man aus einem 80-cm-Regalbrett mit vollen Hebelordnern einen Ordner heraus, fallen die links davon stehenden Ordner unweigerlich um, es sei denn, sie sind leere Attrappen.
Das neue Ablagesystem ist kein Feind von Hebelordnern, sondern ist dazu kompatibel und macht die Nutzung von Ordnern einfacher, sagt Fig. 3. Aber mit der Zeit wandern immer mehr Dokumente in das neue Ablagesystem und weniger in die Ordner, weil es viele Vorteile hat.
Ein Dokument aus dem weißen Testregal zu entnehmen ist ganz einfach. Die Dokumente sind alphabetisch geordnet. Um die richtige Stelle zu finden, zieht man einzelne etwas heraus. An der Beschriftung am linken Rand sieht man sofort, ob man sich vor dem gesuchten Dokument oder danach befindet.
Umwälzen von kilogrammschwerem Material entfällt völlig.
Ein Katalog, eine dicke Illustrierte, ein Ringbuch, sie alle können nicht in einem Ordner untergebracht werden. Das Ablagesystem hier erlaubt die beliebige Mischung von Zeitschriften, Büchern, Katalogen, Versandhüllen, Schnellheftern, usw.:
Um die Ablage von einem Blatt oder wenigen zusammengehörigen Blätter zu vereinfachen, gehört zum Ablagesystem ein billig zu produzierender Umschlag aus Papier, der die schnelle Ablage von Rechnungen, Aufträgen, Verträgen, Mitschriften, Zeitungsartikeln, Prospekten, usw. ermöglicht:
Auf der Rückseite gibt es einen Vordruck für das Alphabet
und das Jahr der Ablage (oder das Jahr der Entfernung aus
der Ablage). Durch kleine farbige Etiketten am linken Rand des
fertig geklebten Umschlags kann der erste Ablagebuchstabe markiert werden,
wodurch man sofort sieht, ob ein Dokument falsch eingeordnet
ist. (Im weißen Testregal weiter oben wurde gelb zur Markierung des
Alphabets angewendet. In Fig. 3 oben ist es das kleine, schwarze Etikett v.)
Normalerweise reichen zum Auffinden des Dokuments die beiden aufgedruckten abgerundeten Rechtecke, die aussehen wie aufgeklebte Etiketten, am linken Rand aus. Sollten weitere Notizen notwendig sein, die nicht auf die Dokumente selbst dürfen, sind rechts ab der Seitenmitte unterbrochene Linien (Design der Lineatur geschützt) angebracht.
Hier eine Primitiv-Version des Ablage-Umschlags (Design ebenfalls geschützt):
Dokumente lassen sich extrem leicht und schnell in einen Ablage-Umschlag einstecken und wieder entnehmen. Keine unschöne und zeitaufwändige Tackerklammer ist nötig, die beim Kopieren wieder entfernt werden muss. Kein Lochen ist nötig, einfach einschieben.
Durch den oben freien Rand kann man ohne Entnahme schon bei vielen Dokumenten erkennen, worum es sich handelt. Viele handelsübliche Mappen müssen erst geöffnet werden, um zu erkennen, was drin ist.
Wo lege ich meine (kleinen) Briefmarken ab? Natürlich in einem Ablage-Umschlag im Alphabet unter "Briefmarken". Sie fallen nicht heraus, weil der Ablage-Umschlag links und unten geschlossen ist. Ich finde sofort eine Briefmarke, wenn ich eine brauche.
Eine Hängemappe mit zwei Metallbügeln kostet ca. 60 Cent, wenn man 25 Stück kauft. Ein hier vorgestellter Ablage-Umschlag ist um ca. Faktor 10 billiger. Für Briefmarken eine Hängemappe anzuschaffen, ist für den Schwaben zu teuer. Die Briefmarken in eine bestehende Hängemappe dazuzulegen bedeutet längere Suchzeit, weil oben auf dem Etikett etwas anderes steht. Wer legt schon für Briefmarken extra eine teure Hängemappe an? Wenn Ordnungsmittel zu teuer erscheinen, kauft man sie nicht. Und ordnet nicht ...
Ein herkömmlicher Stehsammler ist schon deshalb nicht zur Ablage von Dokumenten geeignet, weil einzelne Dokumente, Broschüren, Kataloge, Illustrierte nach kurzer Zeit dauerhaft verbiegen und nicht mehr senkrecht stehen können:
Um Dokumente immer senkrecht zu halten im Ablagesystem habe ich einen extrem preisgünstigen Senkrechthalter aus Karton erfunden. Er ist etwas weniger tief als ein DIN A4- Dokument, dass man das Dokument greifen kann, ohne den Senkrechthalter zu berühren.
Die gelbe Markierung an der linken Kante des Dokuments "Organisationserlass" wurde in der Höhe des "O" mit einem Marker gemacht, die auf der Rückseite des Ablage-Umschlags angegeben ist, damit bei falscher alphabetischer Einordnung der Fehler sofort erkannt wird.
Weitere Dokumente können leicht eingestellt werden, indem man mit einem Finger der linken Hand auf die nach innen gewölbte Mittelkante des Senkrechthalters drückt. Dadurch öffnet sich rechts vom roten Senkrechthalter ein Spalt, in den man mit der anderen Hand das nächste Dokument einschiebt. Mehr Dokumente bewirken mehr Spannung im Senkrechthalter, was dafür sorgt, dass immer alle Dokumente im Grundelement senkrecht stehen. Wenig Dokumente brauchen wenig Kraft, um senkrecht zu stehen, viele Dokumente brauchen viel Kraft, um senkrecht zu stehen; genau das leistet der preisgünstige Senkrechthalter.
An der gelben Markierung des Ablage-Umschlags, der am weitesten rechts steht, erkennt man, dass er falsch eingeordnet ist, weil alle links daneben die Markierung an höherer Stelle, also weiter vorn im Alphabet haben, in diesem Falle sind es alles Dokumente, deren Beschriftungen mit "M" beginnen.
Der Senkrechthalter ist so unglaublich primitiv wie alle anderen Elemente des Ablagesystems, aber ungeheuer wirksam, was das leichte Einschieben, Entnehmen und permanente Aufrechthalten von Dokumenten betrifft. Er hat mich monatelange, mühevolle Denkarbeit mit unsäglich schlechten Vorstufen und Irrwegen gekostet. Die Frage war: Wie kann man mit einfachen Mitteln alle Dokumente im Grundelement bei jeder Füllmenge vom Einzelblatt bis zum fast vollen Stehsammler senkrecht halten?
Der Senkrechthalter besteht aus einem Stück mehrfach gefalteten Kartons, der hinten wieder zusammengesteckt ist. Er dient auch dazu, leere Grundelemente nicht leer aussehen zu lassen, der Ablage Farbe hinzuzufügen (oder schlichtes Weiß) und er dient dazu, die Krokodilklemmen hinten an der Holzschiene und die Holzschiene vollständig zu verdecken, wenn man keine Klemmschienen benützt, sondern die Anzahl der gekauften Grundelemente verdoppeln will, ohne doppelt so viel Geld auszugeben.
Für viele Menschen ist Farbe wünschenswert, kostet aber enorm viel Kaufregalplatz bei herkömmlichen Stehsammlern im Vergleich zum Umsatz und Gewinn. Es genügt, die Grundelemente meines Ablagesystems in einer einzigen Farbe oder transparent herzustellen, weil die Grundelemente in der gefüllten Ablage fast nicht mehr sichtbar sind, wie man oben im weißen Testregal leicht nachprüft. Farbe wird durch billigste Recyclingkartons der Senkrechthalter hinzugefügt.
Zehnersets davon können separat zusammengefaltet verkaufsplatzsparend angeboten werden, verglichen mit den ausladenden Präsentationen vieler farbiger Stehsammler im Verkaufsregal. In Ein-Euro-Läden erhält man preisgünstig Spiegelkartons, die jede Stehsammlergestaltung im Glanz übertreffen. Die Mode, bevorzugte Farben und Formen ändern sich schneller als die Produktionslinien von Stehsammlern.
Auch diese Erfindung wurde durch eine Gebrauchsmusteranmeldung vollständig offengelegt und geschützt:
Für sich allein ist keine der Erfindungen erwähnenswert. Aber das gesamte Ablagesystem für Haushalte, Handwerksbetriebe, kleine Unternehmen, Schüler, Studenten, Lehrkräfte, Vereine, Selbständige ist von der Handhabung her und vom Preis weltweit Spitze, sagen alle meine Recherchen in Bürofachgeschäften in mehreren Ländern, auf Messen, im Internet, in Datenbanken, in Publikationen, in Werbematerial und Selbstversuchen in den letzten zwei Jahrzehnten. Das neue Ablagesystem braucht keine Vorinvestitionen, es ist von ganz klein (2 verbundene Grundelemente) auf groß (1000 Grundelemente) in Zweierstufen skalierbar.
Das Ablagesystem kann auch dazu benützt werden, Bücher im Bücherregal senkrecht stehen zu lassen, ohne die Bücher eng aneinander zu pressen. Dazu sollten die Grundelemente nicht so hoch sein wie die hier gezeigten Prototypen, eher wie in Fig. 2b oder 2c (oben). Wer sich mit Buchstützen herumgeärgert hat, weiß das das neue Ablagesystem auch im Bücherregal zu schätzen. Großformatige Kinderbücher lassen sich mit diesem Ablagesystem besonders gut aufstellen.
Mein Mischablagesystem macht aus instabilen, unzugänglichen, waagrechten Stapeln senkrechte, an jeder Stelle zugängliche Ablagen, und das unsichtbar und fast automatisch, auf dem Schreibtisch als Handablage, auf dem Regalbrett im verschließbaren Schrank oder offen und leicht zugänglich an einer ganzen Regalwand:
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Dazu gibt es auch ein kostenloses Desktop-Computerprogramm, mit dem man Dokumente (und sonstige merkenswerte Dinge, die man sich nicht alle merken kann) über Stichworte noch leichter finden kann.
Die Menschen wollen keine Hebelordner oder Stehsammler kaufen, sondern sie bezahlen gerne für leicht herzustellende Ordnung, und das kann eine Verpackung gefüllt mit zwei umgekehrt ineinander gestellten Grundelementen, zwei Klemmschienen, zwei Senkrechthaltern aus farbigem Karton und 10, 20 Ablage-Umschlägen aus Papier leisten:
| In der Werbeverpackung kompakt:
50 % Verkaufsplatz sparend 
| Zu Hause entpackt: doppelt breit mit viel Platz
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Dieses Basispaket für eine Ablage steckt man in einen farbigen Werbekarton, der außen mit Fotos die einfache Kombinierung zweier Grundelemente und das Einfügen von Dokumenten zeigt. Der Karton mit Inhalt beansprucht den Verkaufsregalplatz nur eines offenen Stehsammlers. In Stufen von je zwei Grundelementen kann die Ablage in Zweierstufen aufgebaut werden. Die mitenthaltene zweite Klemmschiene animiert zum Kauf des nächsten Basispakets, um die Ablage zu erweitern.
Auf der Rückseite des Werbekartons beschreibt man mit Fotos und Text, wie mit einer Baumarktleiste von 40 mm × 4 mm die Anzahl der Grundelemente (mehr als) verdoppelt werden kann, quasi kostenlos. Dazu muss man im Verkaufsgeschäft des Ablagesystems keine Leisten und schon gar keine unterschiedlichen Längen vorhalten; die "normale" Koppelung der Grundelemente geschieht mit den mitgelieferten Klemmschienen.
Wer ist bereit, dieses Ablagesystem, das wie von selbst endlich Ordnung im Schreibkram schafft, herzustellen, zu vertreiben und damit Gewinn zu machen, gegen eine geringe Lizenzgebühr? Millionen Haushalte allein in Deutschland warten darauf.
Heinrich Geiring, geiring@gmx.de, Germany, inventor and owner of intellectual properties,
for contact material see ablage1.eu